Mission. Insertion (Philippe Labbe Weblog. II)

Définitions ? (Jérôme)

24 Février 2012, 12:13pm

Publié par mission

Site collaboratif... travail collaboratif... "intelligence partagée"... "mission locale apprenante" même ! (1), c'est bien joli tout ça mais concrètement  Philippe ?

 

Eléments, ici peut-être..., de réponse... :

 

« Quels sont les objectifs et enjeux de la mise en place du travail collaboratif en entreprise [mission locale] ? C’est ce à quoi nous allons répondre ici, nous verrons tout d’abord les objectifs du travail collaboratif. Puis les enjeux impliqués pour l’entreprise [la mission locale] et finalement nous préciserons les enjeux managériaux autour du concept d’entreprise [mission locale] apprenante.

1. Objectifs du travail collaboratif en entreprise [mission locale]


L’objectif du travail collaboratif en entreprise [mission locale] est d’amener les collaborateurs à communiquer, échanger, planifier et coordonner leurs efforts ensembles dans le but d’optimiser le fonctionnement de la structure.
Favoriser le travail collaboratif est un objectif important dans l’entreprise [la mission locale], car cela permet d’améliorer la productivité et la réactivité de celle-ci. En effet, en mettant en commun leurs idées, un groupe de travail sera beaucoup plus exhaustif et innovant qu’une personne seule.
De plus, les compétences de chaque membre du groupe peuvent être valorisées et se complémenter avec celles des autres, l’entreprise [la mission locale] gagne en productivité et les savoirs-faires des membres sont mieux exploités.
Autre aspect du travail collaboratif, le partage des connaissances entre les collaborateurs permet à chacun de profiter du savoir des autres, «personne ne sait tout, mais tout le monde sait quelque chose. » (Pierre Levy, chercheur sur l'intelligence collective a l'Université d'Ottawa).
Pour l’entreprise [la mission locale] il s’agit de mettre en place un moyen formel de communication, d’échange et de partage pour favoriser le travail en équipe. Les plates-formes de travail collaboratif ont été créées dans ce but, pour cela elles utilisent de nombreux outils, chacun répondant à une fonctionnalité et à un besoin précis. Une plate-forme de travail collaboratif vise l’amélioration de l’ensemble des processus d’un « projet » en optimisant les divers flux entre les membres d’une équipe.
De plus en plus d’entreprises [de missions locales]  font face au problème de l’éloignement géographique de leurs équipes de travail. S’ajoutent à cela les limites imposées par le temps qui empêchent ces équipes de se rencontrer. Le téléphone, le fax et plus tard l’e-mail ont été utilisés pour permettre l’échange entre des personnes physiquement éloignées ou contraintes par le temps.
Mais ces outils ne sont pas exempts de défauts. En effet comment savoir si l’on travaille sur la dernière version du document quand il a été retransmis par courrier électronique à de nombreuses reprises. De plus les e-mails sont difficilement archivables.
Selon certains experts, le courrier électronique serait même devenu un outil « anticollaboratif», au regard de la masse d’informations inutiles que chacun reçoit par e-mail. Les échanges de données deviennent trop nombreux et il n’est pas possible de sélectionner aisément l’information que l’on désire recevoir.
Un des objectifs d’une plate forme de travail collaboratif est de palier à ceci en fournissant un espace d’échange d’informations et de documents. Les informations arrivant à l’utilisateur sont alors plus pertinentes et les versions des documents sont accessibles partout, tout le temps.
Actuellement, les entreprises [missions locales] font de plus en plus appel à des sous-traitants et à du personnel extérieur. C’est ce que l’on a nommé « concept d’entreprises [missions locales] réseaux », ce sont des entreprises [missions locales] amenées à collaborer entre elles. Conséquence de cette tendance, les équipes et les méthodes de travail se fractionnent et l’échange de données entre les sociétés [missions locales] peut s’avérer laborieux. C’est pourquoi, le travail collaboratif allié aux NTIC s’est développé dans ce cadre et des serveurs de fichiers mutualisés ont vu le jour. Les plates-formes de travail collaboratif entendent aller plus loin en proposant non seulement un espace de stockage unifié, mais aussi des outils de communication et de suivi optimisés.

2. Quels enjeux pour l’entreprise [la mission locale] ?


Le 1er mai 2002, les sociétés [missions locales] Hewlett-Packard et Compaq fusionnent, cette fusion a été longuement préparée. En effet un logiciel de travail collaboratif a été utilisé afin de favoriser l’échange entre les membres de chacune des deux entreprises [missions locales]. Des espaces d’échanges ont été ouverts et massivement utilisés au sein d’une plate-forme web. Cette dernière a permis plus de 50 000 heures de réunions en ligne, de nombreux débats sur les forums de discussions et l’archivage de plus de 3 000 dossiers. Cette expérience concluante est un exemple de l’efficacité des outils de travail collaboratif.
Les enjeux de la mise en place d’une telle plate-forme sont importants, en effet l’usage de celles-ci bouleverse les habitudes de travail. Avant de pouvoir mettre en place le système au sein d’une entreprise [mission locale] , il est nécessaire de s’assurer que le personnel soit prêt à l’utiliser. La formation est aussi une étape importante afin que la plate-forme soit correctement exploitée.
Certaines sociétés [missions locales] ont tenté de mettre en place des outils de travail collaboratif sans concertation avec le personnel. Le résultat observé est une mauvaise utilisation des outils, voir un rejet de ceux-ci par les utilisateurs. L’enjeu global pour l’entreprise [la mission locale] qui se lance dans la mise en place d’une plate-forme de travail collaboratif, c’est la réorganisation de tous ces processus. Il est nécessaire pour celle-ci de bien définir les méthodes de travail, les procédures, les processus de décision ainsi que les responsabilités de chaque collaborateur. Elle devra pour cela affronter la réticence de ses membres face au changement. De plus il lui faudra supporter un coût parfois élevé pour les solutions, les matériels et la formation.
Il existe un grand enjeu managérial dans l’adoption d’une plate-forme de travail collaboratif, en effet il s’agit de convaincre les collaborateurs de partager des informations qu’ils étaient jusqu’à lors seuls à connaître. Le savoir étant souvent synonyme de pouvoir, cela peut s’avérer difficile. Pour faciliter l’adoption des outils de la plate-forme, ceux-ci doivent être le plus simple possible. Plus les outils sont simples, ergonomiques, intuitifs voir même ludiques, moins les personnes seront réticentes à l’idée de l’utiliser.

3. Enjeux managériaux et plate forme de travail collaboratif : l’entreprise [mission locale] apprenante


L’utilisation d’une plate forme de travail collaboratif entraîne de gros remaniement quant à l’organisation interne de l’entreprise [la mission locale] qui l’adopte. En effet la structure « traditionnelle » d’une entreprise [mission locale], fortement hiérarchisée et où les tâches sont définies en amont, ne se prête guère à l’utilisation universelle d’une plateforme de travail collaboratif. Dans ces structures, l’information est descendante et est altérée par chaque passage dans un niveau de la hiérarchie. Une plateforme de travail collaboratif n’intègre généralement pas de notion de hiérarchie.

Le principe même de la collaboration est que chacun apporte sa contribution au travail à accomplir, ses compétences, son savoir. Dans des entreprises [missions locales] où la hiérarchie est fortement présente, le partage de connaissance ne peut s’opérer correctement car il est synonyme de pouvoir et de légitimité hiérarchique.
Le concept d’entreprise [mission locale] apprenante, ou « Learning organization » en anglais, est un bon exemple de structure pouvant se baser sur une plate-forme de travail collaboratif.
Le grand dictionnaire terminologique (www.granddictionnaire.com) défini le terme d’entreprise [mission locale] apprenante comme une « Organisation qui possède l'aptitude de créer, d'acquérir et de transférer des connaissances, ainsi que celle de modifier son comportement, afin de refléter de nouvelles connaissances et de nouvelles manières de voir les choses ». Le concept d’entreprise [mission locale] apprenante ne date pas d’hier, comme l’écrivait déjà Peter M. Senge dans son ouvrage « The Dance of Change » parut en 1990. Le concept a été introduit par Arie de Geus qui en 1988, écrit dans un article intitulé « Planning as Learning » : « We understand that the only competitive advantage the company of the future will have is its manager's ability to learn faster than their competitors . Traduisez « nous sommes d'avis que le seul avantage concurrentiel de la compagnie de demain réside dans la capacité de ses gestionnaires d'apprendre plus rapidement que les concurrents ».
A titre d’exemple, des entreprises [missions locales] comme HP, Xerox, Chevron, Intel, Ford, Toyota, Harley-Davidson, Skandia, l'Armée américaine et d'autres encore ont par la suite adopté ce fonctionnement.
D’après un article de Louis Langelier sur le site de l’entreprise [la mission locale]  KLMNOP (www.klmnop.ca), « les entreprises [missions locales] doivent, pour demeurer concurrentielles, maintenir les conditions nécessaires à la création, à la dissémination, au partage, à la formalisation et à la réutilisation des connaissances de leurs employés ».
L'organisation de l'entreprise [mission locale] apprenante favorise la proréactivité. Selon un article du site « 3DV France » (www.3dvfrance.com), « l'organisation apprenante ne s'impose pas du haut », cette structure se met en place « par mimétisme, lentement, au fur et à mesure de l'évolution des mentalités au sujet du pouvoir et par la mise à disposition et l'exploitation d'outils collaboratifs ». Le principe de travail collaboratif est donc au centre des
préoccupations de l’entreprise [la mission locale] apprenante, « l'information tous azimuts permet de créer un sentiment de solidarité, d'instantanéité et de simultanéité ». Toujours selon le même article de 3DV France, la mise en place d’une organisation de type « entreprise [mission locale] apprenante » passe par ces mesures :
« Introduire les outils des nouvelles technologies pour rendre l'information et les données accessibles à tous et faciliter le travail collaboratif. D'ailleurs, à l'heure du web, les secrets d'entreprise [mission locale] se font de plus en plus rare. ( Alain Juillet, Monsieur intelligence économique en France, dans le Journal du Management Sept 2004) »
« Par les mêmes moyens, assurer que chaque collaborateur – cellule vivante de l'organisme – contribue régulièrement au réseau d'information par l'apport de ses propres connaissances et expériences (ses données personnelles). »
« Transformer les fonctions en missions et les décrire en termes de finalité, de responsabilités, d'interactions, de ressources mises à disposition, d'aptitudes et de données à exploiter. Eliminer l'énumération d'activités. »
« Intégrer chaque mission dans des projets successifs. De simple rouage, solitaire, l'employé évolue vers le rôle de collaborateur à part entière. »
« Optimiser continuellement l'emploi du temps par une répartition judicieuse des activités de production personnelle, de travail collaboratif, d'information et de formation. »
Une entreprise [mission locale] apprenante repose sur le principe que toute action est source d'apprentissage et donc d’amélioration. Dans cette structure, les fonctions sont remplacées par des projets. Les personnes ne travaillent plus seule mais en équipe autour de ces projets dont le principe fondateur est la collaboration. L’information et la communication au sein des projets s’opèrent via des outils de travail collaboratif. Cette information est partagée et accessible à l’ensemble des membres de la société [mission locale] , ce qui permet aux collaborateurs de se tenir au courant des projets auxquels ils ne participent pas.
L’entreprise [la mission locale] apprenante implique un esprit de collaboration au sein des collaborateurs, lesquels en viennent à se considérer comme membres d’une même communauté [d'un même Réseau]. La communication se base sur une approche « globale », holistique (1), les collaborateurs échangent, s’informent et informent, réutilisent ce que les autres ont déjà produit.
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(1) désigne la manière de considérer globalement une totalité au lieu de la considérer comme un assemblage de parties. Le postulat est que le tout a des propriétés irréductibles à la somme des propriétés de ses parties (www.mcxapc.org). »

Source : Azimut Communication, Notre livre blanc : Le travail collaboratif ou l'effet "cluster", 2008 [en ligne], http://www.azimut.net/modules/kameleon/upload/Livre_Blanc.pdf , p. 8 et suiv.

 

 

Enfin, comme dirait Philippe..., ce que j'en lis...

 

 

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(1) Ph. LABBE, M. ABHERVE, L'Insertion professionnelle et sociale des jeunes ou l'intelligence pratique des missions locales. 1981-2011, Apogée, 2011. p. 196

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